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La disposition d’une certification devient une nécessité pour pouvoir proposer des stages et formations de qualité. Passer un audit Qualiopi est souvent difficile pour un audité, surtout si c’est son premier audit. Avant d’appréhender son déroulement, il est utile de connaître la signification de la certification Qualiopi, ainsi que ses différentes implications.
Pourquoi obtenir une certification Qualiopi ?
Pour bien comprendre ce qu’est un audit Qualiopi et savoir comment il se déroule, il est important de connaître certaines notions. En effet, il est essentiel de toujours connaître la définition de ce que vous allez faire avant de l’entamer.
Il s’agit avant tout d’une marque présentée à l’INPI ou Institut National de la Propriété Industrielle, en octobre 2019. Actuellement, l’État français est son seul et unique propriétaire. Être soumis à un audit Qualiopi permet d’obtenir un certificat nommé « Certification Qualiopi ». L’attribution de cette certification assure la qualité des procédures et des stages réalisés par les organismes de formation professionnelle.
Cette certification est régie par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018. Elle devient une obligation si l’audité est directement rémunéré par les entreprises ou les particuliers. D’ailleurs, les organismes certifiés Qualiopi peuvent obtenir des fonds mutualisés et des fonds d’État ou des régions. Cette attestation est donc un réel gage de la fiabilité des stages de l’entreprise.
À titre informatif, le ministère du Travail met à jour la liste des organismes certificateurs Qualiopi ayant l’autorisation du Cofrac ou Comité français d’accréditation. Il se charge également de faire une liste des organisations qui peuvent octroyer cette certification. L’audité doit alors consulter cette liste s’il veut obtenir une certification fiable. Les programmes de formation doivent respecter les conditions du Référentiel National Qualité ou RNQ. Celui-ci comporte 7 critères partagés en 32 indicateurs, dont la conformité sera assurée par les organisations certificatrices. Ils se focalisent sur les modes de conception et de réalisation d’une prestation.
Une journée d’audit Qualiopi : comme ça se passe ?
Depuis la rédaction de la loi obligeant l’obtention de la certification Qualiopi, ces journées deviennent fréquentes. D’ailleurs, elle est très structurée et a une durée précise. Si la société dispose d’un lieu de travail adéquat, la séance va se dérouler dans ses locaux. Autrement, le prestataire choisit une place adaptée ou neutre pour réaliser l’audit. En tout cas, ce doit être un « lieu coworking ». Le mieux est d’opter pour une place facile d’accès, cela évitera toutes complications pendant l’intervention.
La séance dure entre 7 et 8 heures et commence très tôt le matin. L’auditeur ou le contrôleur entame la session en informant les participants de la structure de la journée. Il fait une présentation de sa vie professionnelle et demande aux autres de se présenter à leur tour. La durée de cette réunion est variable selon le nombre de personnes présentes, mais elle dure au moins 20 minutes.
Après cela, un aperçu général de la société ayant besoin d’une certification Qualiopi se poursuit. Un BPF ou « Bilan Pédagogique et Financier » doit être remis à l’avance au contrôleur. Ceci dit, le PDG de la société doit quand même préciser toutes les caractéristiques de son entreprise. Concernant les stages, il est nécessaire de préciser quelques éléments tels que le VAE, la période d’apprentissage, la disposition, etc. La description doit se faire dans les 15 minutes maximum.
L’échantillonnage et la vérification
La session doit également inclure un sondage sur les documents de stages. Pour ce faire, le contrôleur va consulter la liste intégrale du dossier formatif en cours. De cette façon, il peut réaliser un sondage aléatoire de certains documents. Il va se pencher sur la date de lancement de l’application Qualiopi. En guise d’information, c’est l’entreprise elle-même qui définit cette date. De ce fait, elle peut demander que l’échantillonnage ne concerne que les dernières semaines.
Le contrôleur procède à une vérification concernant les compétences des salariés de l’entreprise. Il les interroge afin de connaître leurs capacités à démontrer les motifs qui les ont conduits à prendre une telle ou telle démarche. Il doit en même temps vérifier si les illustrations sont adaptées aux attentes des auditeurs. Pour y parvenir, il sollicite des preuves dans les dossiers de la société auditée.
Le résultat et la réunion de clôture
En analysant tous les documents, l’auditeur parvient à une conclusion : conformité ou écart. Dans le cas de l’écart, il y a la « non-conformité mineure et majeure ». S’il y a un désaccord, l’entreprise peut exiger des explications à l’auditeur afin de dissiper tout malentendu.
À propos de la session de fermeture, le contrôleur donne des illustrations sur le fait que ses annotations et ses conclusions ont contribué à sa prise de décision. Il transmettra à la société et au comité de certificateur son compte-rendu. Ce comité est le seul qui a l’autorisation de confirmer ou d’annuler l’attribution de l’attestation. Ce dernier va envoyer une notification officielle dans 30 jours au maximum, portant sur sa décision.
